为规范学会文件归档工作，保持工作的连续性，加强制度化建设，特制定文件档案管理办法。

第一条  学会往来的文件，规定、制度、通知等文函材料，涉及一般性工作的由办公室主任负责处理；涉及学会整体性利益、性质、重大工作等由秘书长及理事长负责处置决定。

第二条  学会文件归档原则，坚持“历史、重大、现行”的原则

学会文档管理要体现、反映学会发展延续的历史过程，整体的组织状况、重大活动、事件、变革及其常规、传统、特色的工作活动开展情况。

凡是学会的重要会议，工作重大变革，人事重要变动，组织机构的调整，荣获的荣誉，主要人员名册，重要科技专家情况、名册等反映学会发展延续的重要有形材料，  均要完整收集归档长期保存。并要登记注册方便查询统计。

凡是学会开展的，有一定影响，反映学会整体性工作的重要活动有形材料，均要完整收集归档长期保存。并要登记注册方便查询统计。

凡是现行以及执行过期的制度、规定等有形材料，不论来源均要完整收集归档长期保存。并要登记注册方便查询统计。

第三条  文件归档实行适时收集，年底核查分类统一归档的办法。

学会当年开展的工作、活动、来往的文件、函件等由专项工作负责人负责收集，工作完成或年底交由负责归档同志，统一归类入档。

学会一般性工作、活动、来往的文件、函件等，不在归档原则之内的有形材料，保留一年后处置销毁。

第四条  按工作分工,本岗位工作涉及的学会现行文件，应做到归档与工作备份分开保管，满足工作随时查阅和文件归档管理的双重要求。

第五条  涉及突发、临时性等重要工作及文、函等有形材料，相关工作人员应注意收集归纳，并及时纳入档案管理。

第六条  学会文件归档管理与财务档案管理，分别进行管理。

                 北京金属学会              

 2015年11月